第一条 第一会议室（行政楼二楼会议室）、第二会议室（教学楼三楼会议室）、报告厅（文体中心三楼报告厅），由办公室统一管理，统筹协调，安排使用，并负责卫生安全以及对室内设备 物品的管理和维护。

第二条 校领导班子会议、中层干部会议、全体教职工大会以及办公室牵头承办召开的各类会议，由办公室负责做好各项会前准备、会中服务和会后整理事宜。

第三条 各处室承办的会议、报告，须由承办处室分管领导在会议、报告开展前两个工作日与办公室联系，办理会议室使用预约手续。办公室按照“处室会议服从校级会议，先定先使用” 的原则统一安排，做好有关准备工作，保证会议准时召开。

第四条 使用会议室、报告厅时，未经办公室同意，不得改变会议室、报告厅设备、桌椅的位置，不得将会议室、报告厅内物品带出，不得擅自动用室内音响、电子屏等设备，如需使用， 应在预约时一并申请，由办公室派专人调试。

第五条 会议室为会议和接待来宾常规备有饮用开水，内部会议一律不配茶叶、纯净水和纸杯。承办重要会议需要茶水等， 须在预约使用会议室时一并申请，有其他需要则自行准备。

第六条 在会议室、报告厅悬挂、张贴标语条幅，需在办公室专人指导下开展，并在用后及时清除，以保持墙面整洁。使用会议室、报告厅时要爱护各种设施，如有损坏，按照规定等价赔偿。

第七条 会议、报告承办处室应提前到达会场，做好会场布置及准备工作，处室会议请自行做好会务服务工作，会议所需的 笔记本电脑等设备由会议承办处室准备。

第八条 凡使用会议室、报告厅的承办处室负责人即为会议期间的安全防护负责人。若出现安全问题及其他隐患，学校将追究使用处室的责任。

第九条 会议、报告期间请自觉保持室内清洁，会后应及时清理会场，关好门窗、空调等设备，并通知办公室查验。

第十条 对于未按规定要求预约、使用会议室或报告厅的处室，学校办公室有权不予使用，并通报批评。